Smlouvy patří mezi hlavní dokumenty každého právního subjektu. Proces jejich tvorby, správy a revize je velmi často rozprostřen přes mnoho činitelů z různých míst organizace. Z důvodu zachování efektivity je nutné zajistit vzájemnou koordinaci. V mnoha organizacích bývá problémem nejednotnost evidence smluv, dodatků a souvisejících dokumentů na různých místech v organizaci. Sjednocení evidence smluv s procesním řízením jejich stavu zajistí organizaci splnění všech atributů proto, aby vedení mohlo říct „Smlouvy máme pod kontrolou!“.
Hlavní rysy řešení
- Jednotná elektronická evidence smluv – vytvoří centrální evidenci smluv a všech souvisejících dokumentů pro celou organizaci, přístupnou pro pracovníky. Umožňuje evidovat smlouvy dle zvolených parametrů na základě potřeb organizace → uzpůsobení na míru.
- Efektivní vyhledávání – vyhledávání smluv na základě filtrů dle libovolné kombinace parametrů evidence.
- Dostupnost napříč organizací – přístup k evidenci a dokumentům smluv na základě rolí uživatelů.
- Hlídání termínů a upozornění – automatické hlídání termínů exspirace smluv dle stanovených lhůt (s ohledem na typ smlouvy), automatické upozorněním dotčených pracovníků, případně spuštění návazných procesů.
- Elektronické úložiště – elektronizace všech dokumentů a udržování elektronického spisu smlouvy.
- Automatizace připomínkování a vyjadřování – připomínkování dokumentů na jednom místě a evidence diskuse nad smlouvou.
- Schvalování – schvalování smluv oprávněnými osobami.
- Rychlý přístup – možnost vložení komentáře nebo schválení pouze z prostředí emailu bez nutnosti přihlášení do systému.
- Audit změn a manipulace – elektronické úložiště zajistí verzování všech uložených dokumentů a evidenci změn parametrů smlouvy.
Technické aspekty
- Implementováno na systému Scarabeus DMS® s vysokou mírou procesní a uživatelského přizpůsobení potřebám koncového uživatele.
- Snadná implementace do infrastruktury zákazníka (LDAP, SMTP, WM, SQL).
- Implementace bez potřeby dalších licencí.
- Provoz v režimu SaaS (Software as a Service).
- Možnost provozu jako hostované řešení.