DMS je systém řešící problematiku centralizované správy elektronických dokumentů, jejich oběhu a řízení přístupu. Systém klade velký důraz na bezpečnost spravovaných dat, účtovatelnost uživatelských přístupů a dynamičnost prostředí.
Hlavní rysy
- Centrální datové úložiště pro všechny dokumenty – odpadá nekoordinované rozesílání e-mailem s přístupem jak z práce, tak z exteriéru nebo domova.
- Elektronický oběh dokumentů – definování vlastních postupů nakládání s dokumenty díky vestavěnému designeru.
- Vždy aktuální – nasazením řešení definitivně odstraníte problémy vzniklé prací
s neaktuální verzí dokumentu. - Evidence revizí a historie u všech dokumentů – vždy dokonalý přehled
o provedených změnách a odpovědných osobách. - Intuitivní ovládání – uživatelé dokumenty upravují v zažitých nástrojích a s dokumenty manipulují intuitivně.
- Okamžitý přístup k požadovaným dokumentům – vyhledávání, kategorizace a organizovanost.
- Vysoká míra zabezpečení – zajištění důvěryhodnosti dokumentů a pokročilé řízení oprávnění včetně dynamického dle stavu dokumentu a způsobu vyřizování.
- Sledování termínů – modelem řízené lhůty zpracování dokumentů.
- Komunikace s okolím – obousměrná komunikace založená na otevřených technologiích je základ k tomu, aby systém do organizace zapadl.
- Digitalizace dokumentů – propojení s digitalizačními jednotka a hromadný vstup dokumentů s definovanými pravidly roztřízení.
Atributy, které rozhodují
- Integrace do prostředí společnosti – systém lze velmi snadno nasadit do prostředí organizace a propojit se stávajícími systémy (ERP a IDM systémy).
- Postupné zavádění – činnosti lze na systém převádět postupně tak, aby nebyl ohrožen běžný chod organizace.
- Snadná obsluha – pro uživatele je systém velmi intuitivním nástrojem, který navazuje na běžné zvyklosti a nezpůsobuje odmítavé reakce ze strany zaměstnanců.
- Jak naložit s existujícími daty – existující dokumenty, lze do systému automatickým nástrojem importovat a zatřídit, případně připojit celá datová úložiště.